Check-list pour le télétravail

Établissez clairement le temps pendant lequel vos employés sont censés travailler.

Pourquoi est-il important d’énoncer vos horaires de travail ?

Les employés, ainsi que les employeurs, devraient en être conscients. Si les gens ne sont pas conscients de leurs heures de travail, cela peut conduire à des problèmes de productivité et d’efficacité.

Comment indiquer vos horaires de travail?

Demandez aux employés quel est le moment le plus pratique pour eux de faire leur travail. Décidez de ce qui est le mieux pour votre équipe, qu’il s’agisse d’heures de travail précises ou d’horaires flexibles.

Quels outils permettent d’énoncer vos horaires de travail ?

Des outils de gestion du temps comme Trello ou Toggl, etc.

Assurez-vous que vos employés comprennent leurs responsabilités. Assurez-vous de ne pas faire de microgestion, car cela ne fera qu’engendrer de la frustration et une baisse de la productivité.

Pourquoi est-il important d’établir des responsabilités et des attentes claires ?

Plus chacun comprendra clairement ses devoirs et ses attentes, plus le lieu de travail sera productif. Les employeurs seront en mesure de tenir les travailleurs responsables de leurs actions, tandis que les employés auront l’impression d’avoir une voix.

Comment mettre en place des responsabilités et des attentes claires ?

Préparez des descriptions de poste qui décrivent les responsabilités de chaque poste, et veillez à les mettre à jour si nécessaire. Informez votre personnel si des changements potentiels surviennent.

Quels outils utiliser dans cette étape ?

Les outils de collaboration comme Trello, Asana ou Basecamp permettent de créer des tâches spécifiques pour les employés et de suivre leur progression.

Mettez en place une politique claire de travail à distance abordant les congés, les pauses, les vacances et les jours de maladie.

Pourquoi est-il important de décider des congés ?

Les employeurs doivent gérer les absences pour que le travail se poursuive, tandis que les employés doivent savoir ce qui est acceptable en termes de prise de congés.

Comment puis-je décider du temps libre ?

Il est préférable d’accorder au moins quelques jours de congé, certains payés et d’autres non payés, selon la politique spécifique de chaque employé. Certains employeurs autorisent même des vacances illimitées, mais cela nécessite généralement la confiance des deux parties et l’engagement à travailler de manière responsable sans supervision. Demandez aux employés de demander leurs jours de congé aussi longtemps à l’avance que possible.

Quels outils utiliser pour décider des congés ?

Utilisez Google Docs ou Sheets pour créer un fichier où chacun peut demander les jours de congé qu’il souhaite, ajouter des notes et voir les changements en temps réel.

Planifiez la fréquence, le lieu et le moment des réunions.

Pourquoi est-il important d’organiser des réunions à l’avance ?

Les réunions doivent être pratiques et efficaces si vous comptez les organiser régulièrement. De cette façon, tout le monde peut rester concentré sur la tâche à accomplir sans perdre de temps.

Comment organiser des réunions à l’avance ?

Vous devriez organiser une réunion régulière pour les mises à jour de l’équipe. Par exemple, chaque vendredi matin ou mercredi après-midi. Vous pouvez également organiser des réunions ad-hoc lorsque quelque chose doit être discuté immédiatement.

Quels outils aident à organiser des réunions à l’avance ?

Slack, LiveWebinar, Zoom ou Google Hangouts sont tous d’excellents outils de communication vidéo.

La communication est essentielle pour toute équipe à distance. Établissez les directives de communication et assurez-vous que tout le monde les suit.

Pourquoi est-il important de rationaliser la communication ?

Les choses peuvent rapidement devenir chaotiques si vous n’avez pas mis en place un plan de communication. Pour garder tout le monde dans la boucle, il est nécessaire d’établir un moyen pour que les gens puissent communiquer efficacement et rapidement.

Comment rationaliser la communication ?

Il est essentiel d’avoir un moyen de suivre l’avancement des projets afin de pouvoir déterminer si quelqu’un est à la traîne. En outre, il est utile de voir ce que l’équipe fait au jour le jour.

Pour rationaliser la communication avec les clients, utilisez un logiciel de ticketing, tel que LiveAgent. Vos emails, chats, appels, mentions sur les réseaux sociaux et messages provenant d’autres canaux aboutiront tous dans une boîte de réception universelle. Cela facilite la communication et se traduit par des niveaux de satisfaction plus élevés pour les clients.

Quels outils pour rationaliser la communication ?

• Communication avec l’équipe – des outils comme Asana ou Basecamp sont utiles, mais seulement si tout le monde les utilise de manière cohérente.
• Communication avec les clients – un logiciel de help desk tout-en-un comme LiveAgent (il est gratuit à essayer !)

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et avance dans la même direction, chaque équipe a besoin d’un ensemble de valeurs et d’objectifs partagés.

Pourquoi est-il important de prendre soin de la culture d’entreprise ?

Les lignes directrices de l’entreprise permettent d’attirer de futurs employés, mais elles sont également essentielles pour la fidélisation des employés. Les employés qui ont le sentiment de faire partie d’une équipe et dont les valeurs s’alignent sur celles de l’organisation sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise.

Comment prendre soin de la culture d’entreprise ?

Créer une liste de valeurs fondamentales et s’assurer que tout le monde les comprend. De plus, un manuel d’entreprise peut présenter les attentes et les politiques de l’entreprise.

Quels outils aident à prendre soin de la culture d’entreprise ?

Vous pouvez créer un document Google Docs ou créer une courte vidéo/présentation sur les valeurs fondamentales de votre entreprise.

Vérifiez que vos employés disposent d’un environnement de travail productif avant qu’ils ne commencent à travailler à distance.

Pourquoi est-il important de vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?

Tout le monde ne dispose pas des conditions idéales pour travailler à domicile. Si vous voulez que vos collaborateurs se concentrent sur leur travail, ils doivent disposer des ressources et des outils dont ils ont besoin.

Comment vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?

Si possible, louez un lieu de travail physique dans leur région (par exemple, un espace de coworking). Sinon, essayez de leur offrir de meilleures conditions de travail chez eux en leur fournissant quelques équipements (chaises, bureaux, etc.).

Quels outils utiliser pour vérifier l’environnement de travail à distance de vos employés ?

Pour savoir si une personne ne dispose pas d’un environnement à distance approprié, vous pourriez la sonder via Google Forms.

Quand votre équipe commence à travailler à distance, il est essentiel d’avoir un plan pour l’accueil des nouveaux employés.

Pourquoi est-il important de planifier l’onboarding à distance ?

Si vous n’avez pas de plan d’accueil, il peut être difficile de mettre les nouveaux employés à niveau.

Comment planifier l’intégration à distance ?

Planifiez des réunions vidéo et des sessions de formation pour vos employés afin qu’ils se familiarisent rapidement avec le nouveau système. Créez des manuels que chaque employé pourra lire afin qu’il puisse se familiariser avec les directives de l’entreprise.

Quels outils utiliser pour planifier l’accueil à distance ?

Vous pouvez utiliser LiveWebinar pour les sessions de formation en ligne. Créez des manuels dans Google Docs/Sheets.

Pour être productifs, les travailleurs à distance ont besoin d’outils appropriés, comme un ordinateur sur lequel sont installés tous les programmes dont ils ont besoin.

Pourquoi est-il important de s’assurer que vos employés disposent des appareils nécessaires ?

Si vos travailleurs à distance ne disposent pas des appareils ou des outils personnels appropriés, il leur sera difficile de mener à bien leur travail.

Comment s’assurer que vos employés disposent des appareils nécessaires ?

Équipez vos employés des bons outils et appareils.

Quels outils utiliser pour s’assurer que vos employés disposent des appareils requis ?

Vous pouvez créer une liste des exigences du travail à distance sur Google Docs/Sheets. Envisagez d’investir dans une technologie comme le stockage dans le nuage (par exemple, Dropbox) et le partage de fichiers (Google Drive).

Une connexion Internet fiable est indispensable pour les travailleurs à distance.

Pourquoi est-il important d’accorder l’accès à Internet ?

Si l’Internet d’un employé ne fonctionne plus, même pendant quelques minutes, cela peut avoir des conséquences importantes. Vérifiez qu’ils ne rencontrent pas de difficultés de connexion lorsqu’ils travaillent à distance.

Comment accorder à tout le monde l’accès à Internet?

Vérifiez périodiquement les vitesses d’Internet de tout le monde. S’il y a des problèmes, contactez le fournisseur de services et faites en sorte qu’ils soient résolus aussi vite que possible.

Quels outils utiliser pour accorder à tous l’accès à Internet ?

Pingdom vous permet de surveiller l’état d’une connexion Internet de n’importe où dans le monde.

Veuillez vous assurer que vos employés ont accès à l’assistance technique si quelque chose ne fonctionne pas correctement.

Pourquoi est-il important de fournir un soutien technique ?

Si vos travailleurs à distance n’ont pas accès au soutien technique, ils peuvent devenir frustrés et le considérer comme un obstacle qui les empêche d’accomplir leur travail.

Comment fournir un support technique ?

Fournissez à vos employés une liste de contacts d’assistance comprenant une adresse email et un numéro de téléphone, etc.

Quels outils pour assurer le support technique ?

Vous pouvez créer un document (par exemple dans Google Docs) décrivant le processus de support technique et accorder à tous les membres de votre équipe l’accès à ce document. Envisagez d’investir dans un logiciel qui permet à vos employés d’accéder à l’assistance 24 heures sur 24.

Vos employés à distance doivent comprendre quelles sont leurs obligations en matière de sécurité.

Pourquoi est-il important de définir des obligations de sécurité ?

La sécurité de vos employés doit toujours être une priorité absolue. Votre personnel doit être conscient des dangers liés au travail à domicile et comprendre les politiques de sécurité de l’entreprise.

Comment fixer les obligations de sécurité ?

Expliquez-leur clairement ce qui doit être couvert de leur côté et sur quels éléments de sécurité ils doivent se concentrer.

Quels outils utiliser pour fixer les obligations de sécurité ?

Le geofencing vous permet de suivre l’emplacement de l’appareil d’un employé et de fixer des limites qu’il ne peut pas franchir. Néanmoins, cette étape n’est indispensable que si votre entreprise détient des données vraiment sensibles, sinon, vous devriez simplement faire confiance à votre personnel – ça paye.

Maintenez des mises à jour régulières pour les apps et les appareils de votre équipe.

Pourquoi est-il important de s’occuper des mises à jour régulières ?

Si vos employés à distance ne mettent pas à jour leurs appareils, ils peuvent devenir vulnérables aux cyber-attaques. Vérifiez que tout le monde suit les mises à jour régulières et ne les néglige pas.

Comment s’occuper des mises à jour régulières ?

Créer un document qui contient la liste des mises à jour nécessaires afin que tout le monde ait accès à cette information.

Quels outils aident à prendre en charge les mises à jour régulières ?

Vous devriez envisager d’investir dans des outils comme Microsoft AutoUpdate (pour Windows) ou Mac OS X Update (pour les appareils Apple), qui vous permettront de mettre à jour automatiquement tous les logiciels de vos employés.

Vous devez identifier les zones où vos employés sont le plus susceptibles de rencontrer des problèmes de sécurité.

Pourquoi est-il important d’identifier les risques de sécurité ?

Si vous savez où se trouvent les dangers, vous pouvez prendre des mesures qui contribueront à les atténuer. Identifiez toutes les menaces potentielles avant qu’elles ne deviennent un problème.

Comment identifier les risques de sécurité?

Envisagez de créer une carte des risques de sécurité qui décrit les zones dans lesquelles vos employés pourraient courir un danger.

Quels outils utiliser pour identifier les risques de sécurité ?

Il existe différents outils qui permettent d’identifier les zones à risque pour la sécurité, notamment le Geofencing, les logiciels de surveillance des réseaux sociaux (comme Mediatoolkit) et les alertes Google.

Au cas où quelque chose tournerait mal, vous devez prévoir un plan d’urgence et sécuriser votre espace de travail.

Pourquoi la rédaction d’un plan d’urgence est-elle importante ?

En cas d’urgence, vos travailleurs à distance pourraient paniquer et aggraver la situation. Un plan d’urgence peut empêcher cela de se produire.

Comment rédiger un plan d’urgence ?

Créer un document avec une liste de tâches qui décrit le plan d’urgence étape par étape.

Quels outils vous aident à rédiger un plan d’urgence ?

Ceux que vos employés utilisent le plus souvent seront ceux avec lesquels ils sont le plus familiers et qu’ils peuvent probablement manipuler le plus rapidement.

L’un des plus gros problèmes du travail à distance est l’impossibilité de communiquer directement avec les gens. Étant donné que les travailleurs à distance pourraient passer la plupart de leur temps entre quatre murs, leur santé mentale est cruciale.

Pourquoi est-il important de se soucier du bien-être de vos employés ?

Si un employé commence à lutter contre sa santé mentale, cela peut avoir un impact massif sur l’efficacité de l’entreprise.

Comment aider à prendre soin du bien-être de vos employés ?

Que cela ait un rapport avec le travail ou non, assurez-vous que chacun ait accès à de l’aide en cas de besoin.

Quels outils pour aider à se soucier du bien-être de vos salariés ?

Vous pouvez réaliser un sondage anonyme via Google Forms ou SurveyNuts.

Encouragez vos employés à avoir des discussions informelles avec leurs collègues, même à des fins non liées au travail. Cela les aidera à se sentir plus connectés à l’équipe et à prévenir les sentiments d’isolement.

Pourquoi est-il important de faciliter les discussions occasionnelles avec les coéquipiers ?

Si vos employés commencent à avoir l’impression d’être dans un bocal à poissons, il pourrait devenir difficile pour eux de se concentrer et de faire leur travail.

Comment faciliter les discussions occasionnelles avec les coéquipiers ?

Prêtez attention à toutes les occasions de rencontres “à distance”, non seulement celles concernant le travail mais aussi pour fêter les anniversaires des employés, par exemple.

Quels outils vous aident à faciliter les discussions occasionnelles avec vos coéquipiers ?

Chaque outil de webinaire et de messagerie (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) fonctionnera ici.

Il est beaucoup plus difficile d’apprendre une nouvelle compétence quand on travaille à distance que dans un bureau. Offrez à vos employés d’autres options et des incitations à apprendre de nouvelles compétences, des occasions de s’améliorer. Permettez-leur d’avoir accès à la technologie qui les aidera à faire toutes ces choses.

Pourquoi est-il important de fournir des formations à vos employés ?

Permettre à vos employés de se perfectionner les aide à voir leur travail comme une carrière, et non comme un simple emploi. Encouragez-les à assister à des webinaires ou à suivre des cours liés à leurs intérêts professionnels.

Comment offrir à vos employés des options de formation ?

Envisagez de proposer différents types de formation, comme des tutoriels vidéo, des webinaires ou des livres électroniques. Vous pourriez également soutenir vos employés pour qu’ils complètent les cours pendant leur temps libre.

Quels outils utiliser pour offrir à vos employés des possibilités de formation ?

Vous pouvez utiliser des logiciels de visioconférence comme Skype ou Zoom pour mener des formations en direct ou des plateformes comme Lynda.com et Coursera pour proposer des cours en ligne.