Check-list pour l’implémentation de la VoIP

Quels sont les principaux objectifs de votre entreprise, combien d’argent pouvez-vous dépenser pour un nouveau fournisseur de VoIP, et quelles sont les fonctionnalités importantes pour vous ? Mieux vous pourrez répondre à ces questions, plus il vous sera facile de trouver un fournisseur et un système VoIP qui répondent à vos exigences.

Pourquoi est-il important de définir vos objectifs ?

Une telle préparation vous aidera à prendre des décisions éclairées et à déterminer les caractéristiques les plus importantes pour vous. Vous pouvez également gagner du temps en sachant exactement quels types de systèmes ou de services seraient les mieux adaptés aux besoins de votre entreprise.

Comment définir les objectifs de votre entreprise ?

Vous pouvez vous faire une bonne idée en répondant à ces questions simples :

• Combien d’employés avez-vous et combien passeront des appels externes ou internes sur des téléphones VoIP
• Quels types de forfaits téléphoniques sont actuellement utilisés (par exemple, téléphone fixe ou mobile) ?
• Passez-vous beaucoup d’appels internationaux sortants ?
• Quel est le temps moyen que les employés passent au téléphone chaque jour ?
• Certains membres de l’équipe sont-ils situés dans des zones géographiques différentes et ont-ils besoin de s’appeler régulièrement ?

Après avoir répondu à ces questions, vous devriez avoir une bonne compréhension de ce que sont vos objectifs commerciaux. Assurez-vous qu’ils sont SMART : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Par exemple, “Notre objectif est de réduire le temps de réponse moyen à 5 secondes d’ici un mois” coche toutes les cases SMART.

Quels outils utiliser pour définir les objectifs de votre entreprise ?

• Feuille de calcul Excel ou Google Sheets
• Asana, Trello ou tout autre outil de gestion de projet pour suivre les tâches et les progrès réalisés
• modèles de fixation d’objectifs

Vous devez évaluer votre système téléphonique actuel pour déterminer les fonctions dont vous avez besoin dans un système VoIP.

Pourquoi est-il important d’évaluer vos besoins en matière de téléphonie ?

Trouver un fournisseur de VoIP capable d’offrir les fonctionnalités que vous recherchez et de répondre à toutes les attentes de votre entreprise.

Comment évaluer vos besoins en matière de téléphonie ?

Le facteur le plus important est probablement le type d’appels qui seront traités. Par exemple, si la plupart des appels sont liés aux ventes ou au marketing, vous aurez besoin d’un système téléphonique doté de fonctions telles que l’identification de l’appelant et l’enregistrement des appels.

D’autres facteurs importants sont :

• Combien de personnes passeront des appels simultanés ?
• Quelles sont les fonctionnalités importantes pour vous (par exemple, la messagerie vocale, le routage des appels, la distribution automatique des appels) ?
• Combien de postes avez-vous besoin ?
• Y a-t-il des besoins particuliers à prendre en compte (par exemple, accès à distance pour les employés, système de ticketing) ?

Utilisez ces réponses pour savoir ce que vous recherchez chez un fournisseur de VoIP. Vous pouvez également les utiliser comme critères lors de la recherche de différents fournisseurs et de leurs forfaits.

Pourquoi est-il important d’identifier les caractéristiques de la VoIP qui sont essentielles pour votre entreprise ?

Mieux vous comprendrez ce dont vous avez besoin dans un système, plus il sera facile de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Comment identifier les fonctionnalités de la VoIP qui sont essentielles pour votre entreprise ?

Commencez par dresser une liste exhaustive des fonctionnalités qui sont importantes pour vous et classez-les par ordre de priorité. Cela vous aidera à comparer les différents fournisseurs et leurs forfaits.

Vous devriez également examiner votre système téléphonique actuel et voir quelles fonctions vous utilisez le plus souvent. Demandez à vos employés et faites-les participer au processus – ils ont peut-être des idées sur certaines fonctions qu’ils jugent importantes pour l’entreprise mais qui n’ont pas encore été mentionnées.

Quels outils utiliser pour identifier les fonctionnalités critiques de la VoIP ?

• formulaire de comparaison des fonctionnalités
• votre inventaire actuel du système téléphonique
• logiciel d’enregistrement des appels
• modèle de compte-rendu de réunion si vous avez besoin d’un moyen formel de recueillir les commentaires des employés sur leurs besoins en matière de système téléphonique VoIP
• sondage (par exemple, SurveyMonkey, Google Forms) pour recueillir les commentaires des employés

Vérifiez que votre infrastructure existante sera en mesure de supporter le nouveau système VoIP.

Pourquoi est-il important d’évaluer votre infrastructure actuelle ?

Pour éviter tout problème informatique majeur et vous assurer que vous disposez d’une bande passante suffisante pour le nombre d’utilisateurs de votre réseau VoIP à tout moment. En outre, la plupart des fournisseurs exigent des connexions fiables et un équipement VoIP avant de fournir le service.

Comment évaluer votre infrastructure actuelle ?

Identifiez le nombre d’employés qui utiliseront des téléphones VoIP et assurez-vous que la bande passante est suffisante pour tous ces employés à la fois. Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être mettre à niveau votre connexion Internet ou vous procurer un nouveau routeur.

Vérifiez si certains pare-feu peuvent empêcher le trafic VoIP de passer et configurez le transfert de port pour qu’il fonctionne correctement. Si ce n’est pas possible, envisagez d’acheter un pare-feu supplémentaire spécialement pour les services VoIP (ce qui est moins cher que de mettre à niveau toute l’infrastructure réseau).

Vérifiez si l’ancien routeur est compatible avec le nouveau système VoIP. Si ce n’est pas le cas, il est recommandé d’en acheter un nouveau, car la plupart des routeurs sont conçus pour la sécurité et la fiabilité plutôt que pour la vitesse ou la capacité.

Quels outils utiliser pour évaluer votre infrastructure actuelle ?

• outil de test de la vitesse du réseau (par ex. Fing) pour mesurer la vitesse de votre connexion à un moment donné et le type de trafic qu’elle gère actuellement
• un calculateur de bande passante en ligne pour voir si votre réseau peut supporter le nombre d’utilisateurs qui utiliseront des téléphones VoIP
• logiciel de vérification du pare-feu et du routeur qui peut identifier tout problème potentiel
• logiciel d’analyse de réseau pour identifier les problèmes potentiels

Se concentrer sur une seule option n’est pas une bonne stratégie, alors faites une étude de marché et trouvez le meilleur fournisseur de VoIP pour vos besoins.

Pourquoi est-il important de dresser une liste de fournisseurs VoIP optionnels ?

Avec autant de types différents de fournisseurs de VoIP disponibles, il peut être difficile de déterminer lequel sera le plus adapté à votre entreprise. L’établissement d’une première liste de présélection devrait vous aider à réduire les choix et à déterminer le type de plan qui fonctionnera le mieux avec votre infrastructure actuelle.

Comment établir une liste de fournisseurs VoIP optionnels ?

Effectuez une étude de marché, parlez avec les leaders du secteur et consultez les forums. Ensuite, faites des recherches sur les fournisseurs qui ont retenu votre attention et dressez une liste de ceux qui offrent les caractéristiques dont vous avez besoin. Comparez des éléments tels que :

• plans tarifaires
• qualité des appels
• service clientèle
• avancement des fonctionnalités
• facilité d’utilisation
• intégrations avec d’autres logiciels
• options de mobilité

et tout autre facteur important avant de prendre une décision finale.

Quels outils utiliser pour établir une liste de fournisseurs VoIP optionnels ?

• les sites Web de comparaison tels que G2.com qui fournissent des avis sur les services et les prix de chaque fournisseur
• des forums en ligne comme VoIP Forum ou Quora pour demander à d’autres utilisateurs quelles sont leurs expériences avec des entreprises spécifiques avant de prendre un quelconque engagement.

De nombreux fournisseurs proposent des périodes d’essai gratuites ou des versions de démonstration de leurs logiciels afin que vous puissiez les tester avant de les acheter.

Pourquoi est-il important de tester les essais et les versions de démonstration ?

Dans la mesure du possible, testez un logiciel avant de l’acheter, surtout lorsque vous pensez à quelque chose d’aussi important que la VoIP. En profitant de essais gratuits et des versions de démonstration, vous pouvez vous assurer que le logiciel fonctionnera avec votre réseau, que toutes les fonctionnalités sont disponibles et que tout le monde dans l’entreprise est à l’aise pour l’utiliser.

Comment tester les essais et les versions de démonstration ?

Simplement, contactez les fournisseurs qui vous intéressent et demandez une version d’essai ou de démonstration de leur logiciel. De nombreuses entreprises offrent ce type de possibilités pour donner aux clients potentiels une idée de ce qui est inclus dans leur service et leur permettre de faire l’expérience du logiciel par eux-mêmes.

La plupart des fournisseurs proposent des essais gratuits ou des versions de démonstration de leurs logiciels sur leurs sites Web. Il suffit de rechercher “essai” ou “démo”, ou de contacter directement la société et de demander si elle en a une de disponible.