Comment commencer un courriel (Conseils + modèles)

Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés et reçus chaque jour, l’email est un moyen de communication essentiel. Trouver comment commencer un courriel d’affaires de façon professionnelle – surtout lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – peut être un défi pour les spécialistes du marketing, les vendeurs et les représentants du service à la clientèle.

En fait, la façon dont vous commencez votre email peut faire la différence entre votre destinataire qui ferme l’email tout de suite (et le supprime) ou qui continue à lire. L’article suivant fournit quelques conseils sur la façon de commencer un courriel ainsi que certaines des salutations et des amorces de courriel les plus courantes que vous pouvez utiliser dans votre correspondance professionnelle.

Ce qu’il faut inclure au début de vos courriels

1. Salutation ou accueil

Commencez par une formule de salutation appropriée, en fonction du degré de formalité dont vous avez besoin. Indiquez toujours le nom du destinataire (si vous le connaissez) pour rendre la salutation plus personnelle. Enfin, vérifiez que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire. Notre conseil de pro ? Copiez et collez leur nom tel qu’il a été vu dans des courriels précédents, des signatures de courriel ou des sites Web pour vous assurer que vous ne faites pas de faute de frappe.

2. Introduction et raison de la rédaction (si nécessaire)

Lorsque vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, présentez-vous et incluez une phrase concise sur l’objectif de votre courriel. Cette phrase peut déterminer si le destinataire va lire votre courriel ou l’ignorer, alors assurez-vous que votre objectif est clair et convaincant.

Si vous avez des amis, des collègues ou des connaissances en commun, mentionnez-les car cela peut augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Par exemple, vous pourriez faire un name drop subtil comme ceci : “Bonjour [Nom], j’ai croisé notre ami commun Richard (de [Entreprise]) ce week-end et il m’a dit que vous aviez besoin d’un nouvel outil de help desk, car votre fournisseur actuel ne fait plus le poids…”.

3. Une phrase d’ouverture/des vœux (facultatif)

Si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous avez une relation occasionnelle avec lui, il serait approprié d’inclure une note rapide et positive comme “J’espère que vous allez bien” Cela peut donner le bon ton pour le reste de votre courriel.

Sinon, si le destinataire a partagé quelques mises à jour sur LinkedIn ou d’autres médias sociaux, n’hésitez pas à le féliciter pour ses dernières réalisations (tant personnelles que professionnelles). Vous pourriez dire quelque chose comme “Félicitations pour votre promotion” ou “Félicitations, c’est excitant de voir [l’entreprise du destinataire] acquérir un client aussi important que [l’entreprise]” .

4. Une ligne de remerciement (facultative)

En fonction du contexte, vous pouvez ajouter une courte ligne de ” remerciement ” à votre correspondance électronique. Par exemple, si votre prospect/client vous a contacté pour une demande de renseignements, “Thank you for reaching out” ou “Thank you for contacting [Company]” est incontournable. Cependant, chaque fois que vous mettez une note de remerciement, il est important de la personnaliser, car les notes de remerciement standard (comme celles mentionnées ci-dessus) sont un peu trop génériques et peuvent paraître froides ou distantes.

En ajoutant simplement un nom avant votre ligne de remerciement, le message semble plus chaleureux et invitant. Voici un exemple : “Emily, merci beaucoup d’avoir contacté [Entreprise] et d’avoir soulevé cette question. Vous avez tout à fait raison…”
.

Exemples et modèles pour commencer un courriel

Messages d’accueil professionnels par courriel

“Bonjour [Nom]” est probablement la salutation de courriel la plus courante et la plus utilisée dans le monde des affaires. Cette salutation est généralement recommandée pour les styles de communication semi-formels et informels. Si vous souhaitez être légèrement plus formel, “Bonjour” peut être remplacé par “Salut.”

“Cher [nom]” est également approprié pour les communications formelles et informelles. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé toute une liste d’autres salutations génériques parmi lesquelles vous pouvez choisir pour commencer votre courriel professionnel. Consultez-les :

Phrases d’ouverture générales des e-mails

Après la salutation, vous pouvez inclure une courte phrase d’ouverture pour donner le coup d’envoi de votre courriel. Cependant, il est préférable d’éviter des phrases comme celles-ci si vous écrivez un email formel ou si vous envoyez un email à froid à un client potentiel, car elles peuvent paraître trop amicales. Voici quelques-uns des exemples les plus courants d’ouvreurs d’email :

Phrases d’ouverture des courriels de suivi

Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous devez écrire au début de votre courriel de suivi, pensez à inclure l’une des phrases d’ouverture de courriel suivantes qui peuvent briser la glace :

Phrases d’ouverture des e-mails de réponse

Lorsque vous répondez à un client ou à un prospect, une courte ligne de “Merci” est appropriée dans de nombreux cas. Si vous ne savez pas comment intégrer un “Merci” ou si vous avez besoin de plus d’inspiration, consultez quelques-unes de nos alternatives :

Comment commencer un courriel de vente à froid

Lorsque vous écrivez un email froid à un prospect, le premier paragraphe va déterminer si votre prospect trouvera que votre message vaut la peine d’être lu, il est donc important d’impressionner et de se démarquer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre paragraphe d’introduction :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de vente à froid.

Comment lancer un courriel de suivi des ventes

Le suivi d’un prospect, surtout s’il n’a pas répondu à votre ou vos messages précédents, peut être délicat. Si c’est le cas, essayez l’une de ces phrases d’ouverture d’email efficaces… elles pourraient vous être utiles !

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles d’e-mails de suivi des ventes.

Comment créer un courriel de bienvenue après achat ou pour le client ?

Chaque fois qu’une personne achète votre produit ou s’inscrit à votre service, vous devez la remercier ou lui souhaiter la bienvenue dans la ” famille ” pour que votre relation démarre sur les chapeaux de roue. La meilleure façon de le faire est d’écrire un courriel de bienvenue qui comprend un mot de remerciement, une courte introduction et toute information utile.

N’hésitez pas à consulter d’autres modèles d’emails post-achat et modèles d’emails de bienvenue.

Comment lancer un courriel de service à la clientèle

Presque tous les e-mails du service client doivent commencer par une note de remerciement, qu’il s’agisse de répondre à une simple demande du service client ou de répondre à une plainte d’un client. Voici à quoi cela peut ressembler :

Si vous souhaitez en savoir plus, consultez les modèles de service à la clientèle.

Comment lancer un courriel d’excuses pour un client

Lorsque vous répondez à des clients en colère ou mécontents, veillez à faire preuve d’empathie et à présenter des excuses au nom de votre entreprise. Voici comment vous pouvez le faire :

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Regardez comment rédiger des e-mails en anglais – formel, semi-formel ou informel

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
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lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
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business english then subscribe to my.
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first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
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phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
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we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
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could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
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company as well as the business culture.
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need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
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was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
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so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
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potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
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lovely to meet you and learn more about.
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so there we can see the differences.
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semi-formal.
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culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
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well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
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than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
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and then we also have phrases like to.
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let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
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see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
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to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
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i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
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hope all's well or nothing we don't.
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opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
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and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
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about something.
requests.
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would it be possible too.
semi-formal.
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and the informal can you.
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i was wondering if you would be.
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semi-formal would you be available for a.
meeting next.
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can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
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Résumé

Le début de votre message professionnel (le message d’accueil, la ligne d’ouverture et la première phrase) est la première chose que le destinataire voit lorsqu’il ouvre votre message. En commençant votre message de manière professionnelle, vous avez plus de chances de créer une impression positive sur lui. La formule de salutation que vous utilisez et les premières phrases que vous choisissez pour le début de vos e-mails professionnels dépendront de votre public et du contexte de votre communication. Utilisez les salutations et les phrases d’ouverture d’e-mail mentionnées ci-dessus pour vous guider lorsque vous ne savez pas comment commencer votre prochain e-mail à un client ou à un prospect.

N’oubliez pas de vérifier que vos messages ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, et veillez à toujours orthographier correctement le nom du destinataire. Notre dernier conseil est de faire court, car personne n’a envie de lire de longs messages. Allez droit au but en utilisant le bon ton de voix et le tour est joué.

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