Comment terminer un e-mail (Conseils + modèles)

Comme la majorité de la correspondance commerciale actuelle est traitée par courrier électronique, il est essentiel de commencer et de terminer les courriers électroniques sur une note forte. Cependant, avec toute l’attention accordée aux lignes d’objet et aux débuts d’e-mails, les fins d’e-mails sont souvent négligées.

En fait, il est tout aussi important de bien terminer un courriel professionnel que de le commencer. Le bon type de fin d’email laisse au destinataire une impression finale positive, motive le lecteur à agir, identifie l’expéditeur et ses intentions, et fournit au destinataire vos coordonnées (afin qu’il puisse facilement vous contacter.)
Lisez la suite pour tout savoir sur la façon de terminer les emails professionnels de manière appropriée et profitez de notre liste de clôtures d’emails professionnels et d’exemples de lignes de conclusion qui conviennent dans une variété de contextes.

Ce qu’il faut inclure à la fin de vos courriels

1. Une phrase de conclusion

Avant d’envoyer votre courriel, assurez-vous qu’il contient une courte phrase de conclusion qui crée une transition en douceur entre le sujet principal de votre courriel et votre signature. Cette phrase de conclusion peut exprimer votre gratitude pour le temps passé par le destinataire, indiquer que vous êtes ouvert à une communication ultérieure, être un appel à l’action, ou alternativement être une déclaration qui montre que vous anticipez une réponse.

2. Clôture (signature)

À moins que vous ne soyez très proche du destinataire, chaque courriel d’affaires nécessite une conclusion professionnelle, qui peut être formelle ou décontractée en fonction du type de relation que vous entretenez et du contexte de votre communication. Les signatures d’email les plus couramment utilisées sont “Cordialement” et “Merci” mais nous avons préparé toute une liste d’exemples (en bas), formels et informels.

3. Indiquez votre nom

Si vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, indiquez toujours votre nom complet (prénom et nom de famille) dans votre signature électronique. Pour les conversations avec des collègues ou des personnes que vous connaissez déjà et avec lesquelles vous avez déjà échangé plusieurs courriels, il suffit de signer avec votre prénom. Attention, il est conseillé d’éviter de signer avec des surnoms, sauf si votre surnom est largement connu et utilisé à la place de votre prénom.

4. Titre et société

Assurez-vous d’ajouter votre titre de poste actuel et le nom de votre entreprise dans votre signature d’email afin qu’il n’y ait pas de place pour la confusion sur qui vous êtes, surtout si vous envoyez des emails à froid à des clients potentiels. Si vous postulez à un emploi, nous vous conseillons de laisser vos informations d’emploi actuelles (email et numéro de téléphone) hors de votre signature.

5. Informations de contact

Même si le destinataire de votre message connaît déjà votre adresse électronique, il est toujours utile de fournir des informations de contact supplémentaires dans votre signature électronique, comme votre numéro de téléphone direct, car certaines personnes pourraient préférer vous joindre par d’autres canaux de communication.

6. Ressources supplémentaires

Vous pouvez également envisager d’ajouter des liens à votre signature. Il peut s’agir d’un lien vers votre site Web, votre profil LinkedIn ou d’autres comptes de médias sociaux pertinents, une page de destination que vous souhaitez promouvoir, votre portfolio en ligne, votre calendrier en ligne ou votre dernier article de blog, etc.
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Exemples et modèles d’e-mails de clôture

Signatures et phrases de clôture professionnelles pour les courriels

Lorsque vous décidez du type de signature à utiliser pour terminer votre courriel professionnel, pensez à la personne à qui vous envoyez le courriel et à la raison pour laquelle vous le faites. Si vous n’êtes pas sûr de la signature la plus appropriée dans une situation donnée, il est préférable d’opter pour une phrase de clôture plus formelle. “Best”, “Regards”, “All the best”, et “Best regards” font partie des formules de clôture les plus sûres qui peuvent être utilisées dans toutes les situations et tous les types d’e-mails. Voici quelques exemples supplémentaires des clôtures d’emails professionnels les plus courantes et les plus utilisées :

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Exemples de lignes de fermeture d’e-mails

En fonction du contexte de votre message électronique, vous pouvez également ajouter une courte phrase de conclusion avant votre signature. Utilisez l’une des phrases de conclusion suivantes, qui ont fait leurs preuves, pour terminer votre message sur une note positive et faire savoir à vos destinataires que vous attendez leur réponse ou un dialogue ultérieur.

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Trouver la bonne façon de terminer un email de prospection à froid pourrait être un défi pour tout professionnel de la vente. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure à la fin de vos mails de vente à froid pour inciter un prospect à répondre :

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Emails post-achat et Emails de bienvenue aux clients font partie des emails les plus critiques dans les campagnes d’email marketing qui visent à construire des relations clients à long terme. Voici à quoi pourraient ressembler les déclarations de clôture de vos e-mails pour ces types d’e-mails :

Comment terminer un courriel de service à la clientèle

Lorsque vous terminez vos emails de service client, il est toujours bon d’encourager vos clients à vous contacter s’ils ont d’autres questions, problèmes ou préoccupations. Vous devez également les rassurer sur le fait que vous êtes toujours prêt à les aider. Voici quelques exemples utiles que vous pouvez utiliser pour conclure vos e-mails de service client :

Comment terminer un courriel d’excuses à un client

Lorsqu’il s’agit de rédiger des e-mails d’excuses et de traiter avec des clients frustrés, vous devez réitérer vos excuses à la fin de votre e-mail et dire que vous appréciez leur patience et leur compréhension :

Résumé

Une fin d’email n’est généralement qu’une remarque finale ou une courte phrase suivie de votre signature, pourtant trouver les bons mots et le bon ton pour clôturer votre message électronique demande souvent une grande réflexion. La façon dont vous terminez un message électronique peut avoir un impact considérable sur la décision du destinataire de répondre à votre message. Savoir comment terminer des e-mails professionnels est la clé d’une communication professionnelle efficace, d’une impression positive pour le lecteur et d’une augmentation du taux de réponse aux e-mails. Si vous ne savez pas comment terminer votre prochain courriel professionnel, les exemples de conclusion de courriel mentionnés ci-dessus pourraient vous être utiles.

cQuestions fréquemment posées sur la fin des e-mails

Pourquoi la fermeture des emails est-elle importante ?

Étant donné que la fermeture d’un courriel est la dernière chose que votre destinataire lit, elle peut être un facteur de motivation dans la rapidité avec laquelle il répond – ou s’il va répondre tout court. En terminant votre e-mail de manière polie, professionnelle et appropriée, vous avez plus de chances de recevoir une réponse positive.

Quelles signatures ne sont pas appropriées pour un courriel d’affaires ?

Même si vous avez une relation occasionnelle avec le destinataire, les clôtures non professionnelles doivent être évitées dans tout type de communication professionnelle. Ces clôtures “non professionnelles” comprennent “Bonne journée”“Merci”, “A plus” (ou toute autre signature informelle), “Sincèrement votre” (ou toute autre expression qui suggère la dévotion).

Comment formater la clôture d’un courriel ?

S’il est important de terminer un courriel professionnel de manière professionnelle, un formatage correct est également essentiel pour faire une bonne impression finale. Veillez à inclure une virgule après votre remarque finale, puis ajoutez un espace et tapez votre nom complet, suivi de votre titre, de votre société et de toute information de contact que vous souhaitez fournir.

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